Arrangörens ansvar
Arrangören av en konferens har ett ansvar att hela tiden ta hänsyn till tillgänglighetsperspektivet i så väl planering som genomförande och utvärdering av en konferens.
Arrangörens ansvar gäller alltifrån utformning av inbjudan, information till deltagare, syntolkning, utvärdering, information till föreläsare samt konferensmaterial.
Utformning av inbjudan
Inbjudan till en konferens bör finnas tillgänglig elektroniskt så att den kan läsas med punktskriftsskärm, med talsyntes eller med förstoringsprogram.
Konferensdeltagare måste kunna anmäla sig via Internet eller per telefon. I konferensinbjudan bör det framgå om det går att få ledsagning eller om deltagaren själv måste ordna ledsagning ifall han eller hon är i behov av det. Om arrangören ombesörjer ledsagning bör deltagaren ges möjlighet att ange om deltagaren önskar ledsagning.
Deltagaren bör vid anmälan till en konferens kunna uppge om han eller hon är i behov av information på särskilt medium (t.ex. punktskrift, i talad form eller som elektronisk text). Det bör också finnas möjlighet för deltagaren att ange ”Eventuella andra önskemål”. På det viset visar arrangören öppenhet för speciella behov som kanske bara gäller en enskild deltagare.
Det är viktigt med färdbeskrivning i inbjudan eftersom traditionella kartor ofta inte är möjliga att använda för personer med synnedsättning. Det bör också gå att kontakta någon ansvarig för konferensen för mer detaljerad information.
Information till deltagare under konferenser
I samband med att en konferens inleds bör arrangören ge praktisk information som kan vara speciellt behövlig för personer med synnedsättning. Det kan röra sig om en enkel beskrivning av konferenslokalerna och om vilka anpassningar som har gjorts. Exempelvis kan nämnas att overheadbilder beskrivs integrerat i föreläsningarna eller att material finns tillgängligt på läsbart medium för personer med synnedsättning, som talbok, elektronisk text och storstilstryck. Har något material inte kunnat tillgängliggöras kan det vara bra att ta upp det och även nämna varför det inte har varit möjligt. På det viset slipper deltagare med synnedsättning att fundera över sådana frågor.
Syntolkning
Om mycket visuell information ska visas under en konferens, till exempel i samband med en film, en teater, en musikal eller om ett idrottsevenemang är ett inslag i konferensen, kan det vara nödvändigt att någon beskriver vad som sker. Det kan göras genom att deltagarna utrustas med trådlösa hörlurar där syntolken (den som beskriver) hörs. Vanligen används simultantolkningsanläggningar. Synskadades Riksförbund, SRF, kan ge mer information om hur det går till.
Utvärdering
Det är alla deltagares rättighet att kunna svara anonymt vid utvärdering av en konferens. För många personer med synskada kan webbsvar vara ett bra alternativ. Det bör också kunna gå att få hjälp med ifyllnad av en utvärdering för den som så önskar.
Ställ gärna frågor om hur deltagarna har upplevt tillgängligheten i en utvärdering.