Föreläsare och material
Arrangören har också ansvaret för att ge information till föreläsare och att förebereda konferensmaterialet till deltagarna på konferensen. Det är viktigt att arrangören redan i samband med att en föreläsare bjuds in ger viktiga tips och råd kring tillgänglighet.
Information till föreläsare
För att det ska vara möjligt att föra över material till läsbart medium är det viktigt att det finns tillgängligt för arrangören i god tid före en konferens. Det gäller i synnerhet om en inläsning behöver göras eller om materialet ska framställas i punktskrift.
Bilder eller powerpointpresentationer som visas på duk bör innehålla kort textinformation i stor stil. Den bör vara läsbar med kikare för personer som är synsvaga, det vill säga ser lite men inte fullt. De bör också finnas tillgängliga i stor stil i pappersformat för den som så önskar.
Bilder bör skickas som fil till arrangören i god tid för att även göras tillgängliga i punktskrift, på papper eller elektroniskt. Många deltagare med synnedsättning har egen bärbar dator med som anteckningshjälpmedel. Synsvaga personer vill ofta ha bilder i papperskopior för att kunna följa med under föreläsningen.
Bilder eller annan visuell information under en föreläsning ska refereras till på ett sådant sätt att budskapet av vad som visas framgår av själva föreläsningen (så kallad syntolkning). Till exempel om en grafisk bild visas skulle den kunna beskrivas så här:
”Grafen visar att under perioden 1985 till 2000 ökade Uppsalas befolkning med 30 000 invånare från 160 00 invånare till 190 000 invånare.”
Konferensmaterial
Det är viktigt att även deltagare med synnedsättning kan få tillgång till konferensmaterial samtidigt som övriga deltagare. Det kan ske genom:
- Att materialet framställs i punktskrift, som talbok och i storstilstryck.
- Att materialet tillhandahålls som elektronisk text före konferensen så att deltagarna har chans att skriva ut det eller att läsa det via bärbar dator.
- Litteratur som bifogas konferensmaterial måste kunna tillhandahållas på läsbart medium, även om det inte föreligger förrän mycket kort tid innan konferensens genomförande. Om det av någon anledning inte går att få fram en publikation på ett för alla deltagare läsbart medium ska det framgå exempelvis i samband med praktisk information om konferensen. Det ska också framgå när publikationen beräknas utkomma på läsbart medium och hur det då går att få tag på den.
Fungerande kommunikation
Föreläsaren bör i början av sin föreläsning nämna hur föreläsningen ska disponeras och hur föreläsaren tänker förhålla sig till visuellt material. Det är viktigt att föreläsaren säger vad han eller hon visar visuellt. Om exempelvis bilder visas är det nödvändigt att det framgår vad de föreställer. Eftersom personer med synnedsättning har svårt att eller inte alls kan uppfatta kroppsspråk blir rösten ett extra viktigt kommunikationsmedel. Tydligt tal gagnar också alla.
Deltagaren
Deltagaren ska:
- Informera konferensarrangören på vilket medium han eller hon vill ha information i samband med anmälan till en konferens.
- Meddela arrangören om hon eller han är beroende av ledsagning, har ledarhund eller har andra speciella behov. Denna information bör kunna lämnas i samband med anmälan.
- Ha kontakt med arrangören under konferensen och påtala förtjänster och brister gällande tillgänglighet under konferensen.